4. sērija: Vēstījuma pasniegšana

“Saīsiniet sapulces!” Tā Kristaps Pētersons iesaka cilvēkiem, kuri vaicā, kā rosināt kolēģus sanāksmēs runāt konkrētāk un jēgpilnāk. Jo mazāk laika tiek dots, jo vairāk cilvēki pierod savu vēstījumu pasniegt kompaktāk. Tomēr Kristapam ir arī citi ieteikumi, kā no gariem teikumiem un plašām domām tikt līdz galvenās idejas esencei. Turklāt viņš uzskata, ka tas, vai teiktais tiks sadzirdēts un atstās ietekmi uz klausītājiem, galvenokārt atkarīgs no trīs elementiem: auditorijas, vēstījuma un runātāja personības. Kristaps ir gatavs vairāk pastāstīt par katru no tiem.

Ieinteresēta auditorija – vislabākā auditorija

“Lai sapulce noritētu kvalitatīvi, visiem iesaistītajiem ir jābūt iesaistītiem,” ar šādu interesantu formulējumu Kristaps aicina atcerēties, ka sapulcē jāpiedalās tikai par konkrēto projektu atbildīgajiem cilvēkiem. Tikai tie, kuriem projektā ir kāda loma vai uzticēts kāds darbs, būs motivēti eSapulcē produktīvi iesaistīties.  

Precīzi vēstījumi trāpa mērķī

Lai radītu ietekmīgu vēstījumu, tam ir jābūt autentiskam, jēgpilnam, pamatotam un atbilstošam sapulces mērķim. Interneta sapulču dalībnieki nedrīkst bārstīties ar tukšām frāzēm – tur nav vietas liekvārdībai. Svarīgi izstāstīt tikai tik daudz, cik patiešām nepieciešams. Nevajadzētu aizrauties ar plašu visa projekta vēstures pārstāstu vai daiļrunīgiem dižāko domātāju citātiem.

Sava doma jāformulē vienkāršos teikumos. Nevajadzētu izmantot daudzus palīgteikumus un divdabja teicienus. Nepieciešams iepriekš sagatavoties, veidojot sarakstu ar tēmām un jautājumiem, kurus runātājs eSapulcē vēlas apskatīt. Kristaps uzskata, ka sanāksmē par katru tematu  nevajag izvērst garu un plašu stāstījumu: “Ja par katru punktu jums ir piemērs, izvēlieties stāstīt par katru otro punktu, bet galvenais – sagatavojieties.” 

Atceries par emocijām!

Vēstījuma veidošanā īpaša loma ir jāpiešķir frāzēm, vārdiem, terminiem, kas cilvēkos rada emocijas.  Ja jāizveido vēstījums, kura mērķis ir mazināt spriedzi kolektīvā, tad tajā var izmantot kādu vārdu vai frāzi, kas atsauc atmiņā kopīgi piedzīvotu pozitīvu situāciju. Kristaps skaidro: “Ja pirms pāris gadiem vasaras sporta spēlēs pie ugunskura dzima kāds vārds, kas visiem izsauca smieklus,  tad jūs to varat iepīt vēstījumā, kura mērķis ir mazināt spriedzi, satraukumu vai novērst domas no neizbēgamas problēmas. Tā pozitīvās emocijas tiks atsauktas atmiņā.”

Kristaps uzsver, ka veiksmīgi ir arī tie vēstījumi, kuros iekļauti kontrasti: “Katrai labai lietai meklējiet salīdzinājumu ar situāciju, kad viss bija slikti. Un katrai sliktai situācijai parādiet gaismu tuneļa galā, lai cilvēkiem ir cerība.” Kontrasti strādā, jo dod iespēju salīdzināt, kā bija kādreiz un kā ir šodien, vai – kā ir šodien un kā varētu būt rīt.

Mazo soļu metode

Kristapam pārliecinošu runu un prezentāciju izveidē vienmēr ir palīdzējusi “mazo soļu” formula – sarežģītas tēmas viņš stāsta vairākos piegājienos. Trīs stundu gara sapulce būs mazāk produktīva un efektīva nekā trīs atsevišķas sanāksmes par konkrēto tematu. Tā cilvēki nenogurst, labāk uztver un vairāk iedziļinās. Kristaps dalās savā pieredzē: “Agrāk mēs ar komandu vienas stundas laikā klātienē izrunājām trīs klientu projektus, bet tagad šo sapulci sadalu. Katrā no trim sapulcēm 10 minūtēs izrunājam viena klienta projektus."

Ieturi savu stilu

Pazīstamā auditorijā par runātāju ir izveidojies konkrēts priekšstats, tāpēc ir svarīgi konsekventi šo tēlu saglabāt. “Ja visu laiku esat bijis stingrs vadītājs, bet pēkšņi mēs jūs ieraugām dārza kreklā, neskuvušos un ar vīna glāzi uz galda, visa nostiprinātā autoritāte sagrūs. Un otrādi. Cilvēki jums neticēs, ja visu laiku uz darbu esat nācis t-kreklā, un pēkšņi attālinātajā komunikācijā parādāties smokingā,” paskaidro Kristaps.  

Interesanti, ka tiešsaistes sapulcēs cilvēki ātrāk kļūst draudzīgāki un atvērtāki. Katrs dalībnieks atrodas savā telpā un var būt drošs, ka neviens no tiešsaistes sarunas partneriem tajā fiziski neienāks.  Tāpēc dalībnieki var sākt uzvesties un izturēties citādi nekā to darītu klātienes tikšanās laikā. Kristaps tomēr iesaka ievērot konsekvenci: “Ja jums ir noteikts un skaidrs personīgais zīmols, tad nemainiet to pirms katras jaunas tiešsaistes tikšanās.”

30 minūšu likums

Ziņošanai un darbu saskaņošanai veltītajām sapulcēm nevajadzētu būt garākām par 30 minūtēm, lai auditorija nezaudētu uzmanību un saruna būtu produktīva. Attālinātajās sapulcēs cilvēki gan ir motivētāki ieklausīties, jo saprot, ka pēc tās nevarēs aizskriet uz blakus kabinetu un kolēģim kaut ko pārjautāt – viss ir jādzird un jāsaprot sanāksmes laikā. Tomēr jāatceras, ka eSapulcēs uzmanību noturēt ir grūtāk, tāpēc jāstāsta īsi un kompakti. Un tieši sapulces vadītajām jāraugās, lai tiktu ievērota disciplīna.

Kā atgūt uzmanību?

Kristaps skaidro, ka pat vislabākajā prezentācijā pienāk brīdis, kad auditorijas uzmanība sāk zust. Tāpēc ir būtiski visu svarīgāko izstāstīt tieši eSapulces sākumā. Kad auditorijā manāma uzmanības mazināšanās, jāliek lietā tādi vārdi un frāzes, kas liecina, ka tuvojas sapulces nobeigums. Šādi atslēgas vārdi ir, piemēram, “kopsavilkums” un “apkopojums”. Auditorijai tie liks saprast, ka nepieciešams atkal uzmanīgi ieklausīties, lai pārliecinātos, vai kaut kas svarīgs nav palaists garām.

Lai pārrunātu vai prezentētu tikai pašu svarīgāko, var iepriekš sagatavot un laicīgi visiem sapulces dalībniekiem aizsūtīt informāciju par apspriežamo tematu vai projektu. Tad viņi jau savlaicīgi būs iepazinušies ar lielu daļu informācijas, un sapulces vadītājam būs mazāk jāstāsta, savukārt paši dalībnieki būs gatavi vairāk iesaistīties.

Nākamajā bloga ierakstā un video Kristaps pastāstīs, kā izveidot labi uztveramu eSapulces prezentāciju.

Saistītie rīki

    Sīkdatņu izmantošana

    Šajā tīmekļa vietnē var tikt izmantotas šādas sīkdatnes.

    • Tehniskās sīkdatnes jeb obligāti nepieciešamās sīkdatnes ļauj Tev brīvi apmeklēt un pārlūkot tīmekļa vietni un izmantot tās piedāvātās iespējas, tajā skaitā iegūt informāciju par pakalpojumiem un iegādāties tos, bet mēs varēsim izpildīt Tavus iniciētos pieprasījumus. Tīmekļa vietne atcerēsies, kādām sīkdatnēm esi piekritis. Lasīt vairāk
    • Analītiskās sīkdatnes apkopo informāciju, kā Tu lieto tīmekļa vietni, konstatē biežāk apmeklētās sadaļas, ieskaitot saturu, kuru Tu izvēlies, pārlūkojot vietni. Informācija tiek lietota analīzes nolūkos apkopotā veidā. Var tikt izmantotas trešo personu sīkdatnes, piemēram, Google Analytics. Lasīt vairāk

    Nospiežot “Saglabāt izmaiņas”, Tu apstiprini, ka esi iepazinies ar informāciju par sīkdatnēm un to izmantošanas mērķiem, kā arī savu izvēli konkrētu sīkdatņu izvietošanai. Ja vēlāk pārdomāsi, varēsi mainīt savu izvēli sadaļā “Sīkdatņu iestatījumi”.