Kā 850 darbiniekus vadīt attālināti?

Eco Baltia grupa ir vadošais atkritumu savākšanas un pārstrādes uzņēmums Baltijā. Lai gan atkritumu savākšanu pagaidām nu nekādi nevar pārcelt uz digitālo vidi, biroja darbiniekus – var. Tā nu jau 200 Eco Baltia grupas darbinieki sekmīgi strādā mājās, un grupas valdes priekšsēdētājs Māris Simanovičs ir gatavs atklāt, kādi digitālie rīki viņiem kļuvuši par labākajiem palīgiem.

Pieņem darbā veselu digitālo rīku komandu

Eco Baltia grupas komanda jau pirms ārkārtas situācijas izsludināšanas sapratusi, ka drīz būs jāstrādā attālināti. Par to liecinājusi citu starptautisko sadarbības partneru pieredze, kuru darbību jaunais vīruss jau bija krietni izmainījis. Māris stāsta, ka darbiniekiem laicīgi izdalījuši portatīvos datorus, instalējuši nepieciešamās programmas un sakārtojuši pieejas serveriem. Un līdz ar ārkārtas situācijas sākumu darbinieki jau bijuši gatavībā uzsākt darbu attālināti. Pats Māris nu jau krietnu laiku milzīgo 850 cilvēku komandu vada no Jūrkalnes.

Māris stāsta, ka viņš gardu muti gatavs ēst informāciju par visiem jaunākajiem un vērtīgākajiem digitālajiem rīkiem, kādi vien šobrīd uzņēmējiem pieejami. Turklāt viņš ir jau paspējis izmēģināt praksē gan Slack, gan Microsoft Teams, gan Zoom, tomēr par labāko sapulču organizēšanas rīku šobrīd uzskata tieši publiski mazāk dzirdēto Rocket.Chat. Māris ir pārliecināts, ka šis rīks piemērots uzņēmumiem un organizācijām, kurām vienlaicīgi ir daudz projektu, apspriežamo tēmu un iesaistīto darbinieku. Rocket.Chat ir iespējams veidot vairākas grupas, un katras grupas ietvaros apmainīties ar failiem, organizēt tikšanās, kā arī saglabāt pierakstus par attiecīgajām tēmām – piemēram, par valdes sēdēm vai operatīvajām sapulcēm.

Eco Baltia grupas darbībā vēl viens nozīmīgs jautājums ir projektu vadība un uzņēmumu darbības pārraudzība – šajā jomā tiek likti lietā tādi rīki kā Claviz un Jira. Tos uzņēmumu grupa bija jau sākusi ieviest pirms ārkārtējās situācijas. Tomēr Māris skaidro, ka nepieciešamība tos izmantot iepriekš bijusi stipri mazāka, jo vienmēr varējis pēc vajadzīgās informācijas un datiem aiziet pie kolēģa uz blakus kabinetu. Savukārt attālinātā darbā šiem rīkiem ir būtiska nozīme. Piemēram, Claviz ļauj jau ap nākamās dienas pusdienlaiku redzēt iepriekšējās dienas ražošanas un atkritumu savākšanas rādītājus. Māris skaidro, ka tas palīdz veiksmīgi attālināti sekot līdzi uzņēmuma darbības rādītājiem un attīstības tendencēm.

Dokumentu pārvaldības jomā, kas tik lielai uzņēmumu grupai ir izšķiroši nozīmīga, būtiski noderējis tas, ka Māris un citi grupas darbinieki jau sen ikdienā prasmīgi pielietojuši e-parakstu. Turklāt Māris tieši grāmatvedības dokumentu pārvaldību ir izvirzījis par digitālo panākumu atskaites punktu: “Labākais rādītājs, man šķiet, ir grāmatvedība. Ja mēs varam laicīgi pabeigt mēnesi attālināti, tas nozīmē, ka cilvēki spēj sevi organizēt un mēs spējam sekot līdzi darba rezultātiem. Jo grāmatvedības darbs ir tāds diezgan ķēpīgs darbs, kur dokumenti ir arī fiziski vajadzīgi.“

 Pieredze – labākā digitālā skolotāja

Sākumā sapulču organizēšanā arī Eco Baltia grupas darbiniekiem gadījās neskaitāmas ķibeles – katrai sapulcei bija ilga pieslēgšanās, darbinieki cits citu bieži pārtrauca, turklāt arī kameras un mikrofonus aizmirsās ieslēgt un izslēgt. Tagad jau Māris atzīst, ka digitālajās konferenču telpās valda pat lielāka kārtība un izlēmība nekā klātienes sapulcēs.

“Darba organizācija, neatrodoties birojā, ir daudz efektīvāka, jo es daudz vairāk spēju pats iedziļināties informācijā, apstrādāt failus, e-pastus, izlasīt dokumentus, jo mazāk ir tādu cilvēku, kas vienkārši grib papļāpāt. Šī attālinātā vide nozīmē – ja tev ir iemesls tikties, tad uzrunā šo cilvēku, organizē videozvanu, nevis vienkārši papļāpā par dzīvi,” tā attālinātā darba priekšrocības uzsver Māris.

Sākumā arī Mārim attālinātais darbs ir bijis izaicinošs – nevarējis laikus beigt strādāt, jo vienmēr licies, ka var vēl nosūtīt kādu e-pastu vai veikt kādu zvanu. Taču tagad viņš cenšas pēc darba laika uzreiz aizvērt datoru un kopā ar bērniem doties uzspēlēt basketbolu vai pastaigāties gar jūru. Laiku, kas agrāk bija jāpavada mašīnā uz darbu un atpakaļ, tagad var veltīt nodarbēm ar bērniem, sanāk vairāk iedziļināties arī bērnu mācībās.

Kur sākt?

Māris uzskata, ka digitalizāciju ikvienam uzņēmumam jāsāk ar saprašanu – vai un kādus datus par tā darbību ir iespējams iegūt attālināti. Ja šādus datus nav iespējams iegūt, tad attālināts darbs praktiski nav iespējams. Ja ir – tad var sākt pārkārtot darbu digitāli kaut vai ar e-pastu vai Excel failu palīdzību, pēc tam domājot arī par citiem rīkiem, kas var atvieglot uzņēmuma pārraudzību un vadību. Māris uzsver, ka attālinātajā darbā pats svarīgākais ir skaidrība un laba darba organizācija – ir jābūt precīziem uzdevumiem, termiņiem un izmērāmiem rezultātiem –, tad visu pārējo iespējams praksē aizvien pilnveidot un izdarīt efektīvāk.

“Turam īkšķus, lai šī situācija pēc iespējas ātrāk beidzas un mēs varētu no tās iziet ar jaunām zināšanām un pozitīvu pieredzi. Ņemam labās lietas līdzi uz nākotni,” tā Māris iedrošina uzņēmējus apgūt un izmēģināt praksē dažādus digitālos rīkos. Turklāt Māris ir pārliecināts, ka arī Eco Baltia grupa šī brīža straujajam digitālajam lēcienam tuvākajā nākotnē pievienos vēl vairākus jaunus rīkus un soļus.

Saistītie rīki

  • Claviz

  • RocketChat

Sīkdatņu izmantošana

Šajā tīmekļa vietnē var tikt izmantotas šādas sīkdatnes.

  • Tehniskās sīkdatnes jeb obligāti nepieciešamās sīkdatnes ļauj Tev brīvi apmeklēt un pārlūkot tīmekļa vietni un izmantot tās piedāvātās iespējas, tajā skaitā iegūt informāciju par pakalpojumiem un iegādāties tos, bet mēs varēsim izpildīt Tavus iniciētos pieprasījumus. Tīmekļa vietne atcerēsies, kādām sīkdatnēm esi piekritis. Lasīt vairāk
  • Analītiskās sīkdatnes apkopo informāciju, kā Tu lieto tīmekļa vietni, konstatē biežāk apmeklētās sadaļas, ieskaitot saturu, kuru Tu izvēlies, pārlūkojot vietni. Informācija tiek lietota analīzes nolūkos apkopotā veidā. Var tikt izmantotas trešo personu sīkdatnes, piemēram, Google Analytics. Lasīt vairāk

Nospiežot “Saglabāt izmaiņas”, Tu apstiprini, ka esi iepazinies ar informāciju par sīkdatnēm un to izmantošanas mērķiem, kā arī savu izvēli konkrētu sīkdatņu izvietošanai. Ja vēlāk pārdomāsi, varēsi mainīt savu izvēli sadaļā “Sīkdatņu iestatījumi”.